Die unsichtbare Gefahr der Auftragsverarbeitung

In einer Zeit, in der Automatisierungstools wie Make, Zapier, n8n und andere Plattformen den Unternehmensalltag revolutionieren, gerät ein wichtiger Aspekt oft in den Hintergrund: der Datenschutz. Doch es lauern etliche Fallstricke beim Einsatz dieser scheinbar harmlosen Tools. Wer nicht aufpasst, riskiert empfindliche Bußgelder und rechtliche Konsequenzen.

Denn viele Unternehmer unterschätzen systematisch, was bei der Nutzung von Automatisierungstools tatsächlich geschieht. Auf den ersten Blick erscheint es harmlos: Ein Tool automatisiert den Rechnungsversand, verbindet verschiedene CRM-Systeme oder übernimmt andere routinemäßige Aufgaben. Doch hinter dieser scheinbaren Einfachheit verbirgt sich ein komplexer datenschutzrechtlicher Vorgang.

In nahezu allen Fällen findet eine sogenannte Auftragsverarbeitung statt. Das bedeutet, dass der Anbieter des Automatisierungstools – sei es Make, Zapier oder ein anderer Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Dieser Umstand löst automatisch eine Reihe von rechtlichen Pflichten aus, die viele Unternehmen nicht auf dem Schirm haben.

Die vergessene Vertragsgrundlage

Ein besonders kritischer Punkt ist die Vertragsgestaltung. Eine wichtige Frage lautet:

„Haben Sie jemals bewusst einen Vertrag mit Zapier oder Make.com geschlossen?"

Die Antwort dürfte viele Nutzer überraschen. Zwar existieren Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien, doch die wenigsten Anwender sind sich der rechtlichen Verpflichtungen bewusst, die sie damit eingehen. Das Problem: Eine ordnungsgemäße Auftragsverarbeitung erfordert eine explizite vertragliche Grundlage. Diese muss spezifische Mindestanforderungen erfüllen und kann nicht einfach durch das Akzeptieren allgemeiner Geschäftsbedingungen abgedeckt werden.

Der entscheidende Standortfaktor

Ein entscheidender Faktor für die rechtliche Bewertung ist der Standort des Anbieters. Hier gibt es eine grundlegende Unterscheidung mit weitreichenden Folgen:

Anbieter innerhalb der EU (wie Make.com mit Sitz in Tschechien oder n8n direkt in Deutschland) fallen direkt unter die DSGVO und bieten dadurch ein höheres Schutzniveau. Die rechtlichen Anforderungen für eine konforme Nutzung sind hier vergleichsweise gering.

Anbieter außerhalb der EU (wie Zapier mit Sitz in den USA) erfordern dagegen zusätzliche Schutzmaßnahmen. Die rechtlichen Anforderungen sind deutlich höher, und Unternehmen müssen erheblich mehr tun, um eine rechtskonforme Nutzung zu gewährleisten.

Die Tücken der Drittstaaten-Übermittlung

Bei US-amerikanischen Anbietern wie Zapier greifen möglicherweise Mechanismen wie Angemessenheitsbeschlüsse zwischen der EU und den USA. Doch diese bieten keinen Freifahrtschein. Unternehmen müssen zusätzliche Garantien einholen, Risikobewertungen durchführen und striktere Dokumentationspflichten erfüllen.

Das Marketing-Märchen der DSGVO-Konformität

Zahlreiche Automatisierungsanbieter werben inzwischen offensiv mit Bezeichnungen wie "DSGVO-konform" oder "GDPR compliant". Mit kleinen Logos, Siegeln und Zertifikaten sollen sie Vertrauen wecken und den Eindruck vermitteln, dass alle rechtlichen Anforderungen bereits erfüllt sind. Doch diese Marketing-Behauptungen befreien Unternehmen keineswegs von ihrer gesetzlichen Pflicht zur eigenständigen Überprüfung. Die DSGVO fordert vielmehr eine **proaktive Kontrolle **der beauftragten Auftragsverarbeiter.

Due Diligence als gesetzliche Pflicht

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, eine sorgfältige Prüfung ihrer Dienstleister durchzuführen. Diese umfasst:

• Überprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen

• Bewertung der Datenschutz-Garantien

• Analyse der Rechtsgrundlagen für Datenübermittlungen

• Prüfung der Vertragsbedingungen auf DSGVO-Konformität

Diese Prüfung muss gründlich erfolgen und vollständig dokumentiert werden. Oberflächliche Kontrollen genügen nicht.

Informationspflichten: Mehr als nur die Website-Datenschutzerklärung

Ein häufig übersehener Aspekt betrifft die Informationspflichten gegenüber Betroffenen. Viele Unternehmen glauben, es reiche aus, die Nutzung von Automatisierungstools in der Website-Datenschutzerklärung zu erwähnen. Diese Annahme ist jedoch gefährlich unvollständig.

Verschiedene Betroffenengruppen, verschiedene Anforderungen

Die Datenschutzerklärung auf der Website erfasst in der Regel nur Website-Besucher. Mitarbeiter, externe Projektpartner oder Geschäftskunden gehören jedoch zu anderen Kategorien und benötigen eigene, spezifische Informationen zur Datenverarbeitung durch Automatisierungstools.

Risiken und Konsequenzen: Was auf dem Spiel steht

Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen drohen schwerwiegende Konsequenzen:

• Bußgelder in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes

• Abmahnungen durch Wettbewerber oder Verbraucherverbände

• Schadensersatzansprüche von betroffenen Personen

• Reputationsschäden durch öffentlich bekannt gewordene Sanktionen

Angesichts dieser Risiken erscheint eine proaktive Herangehensweise nicht nur sinnvoll, sondern geschäftskritisch. Unternehmen, die frühzeitig in datenschutzkonforme Automatisierung investieren, verschaffen sich nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil.

Fazit: Automatisierung ja, aber mit Augenmaß

Automatisierungstools wie Make und Zapier bieten zweifellos enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung in Unternehmen. Doch ihre Nutzung erfordert ein fundiertes Verständnis der datenschutzrechtlichen Implikationen. Die Zeiten, in denen Tools einfach „mal schnell" implementiert werden konnten, sind vorbei.

Erfolgreiche Unternehmen werden künftig jene sein, die Automatisierung und Datenschutz nicht als Gegensätze, sondern als sich ergänzende Elemente ihrer Digitalisierungsstrategie verstehen. Eine gründliche rechtliche Vorbereitung ist dabei keine Hürde, sondern die Grundlage für nachhaltigen Erfolg.

Die Botschaft ist klar: Automatisierung ist ein mächtiges Werkzeug – aber nur dann, wenn es rechtskonform eingesetzt wird. Wer hier spart, zahlt später möglicherweise einen deutlich höheren Preis.